As reuniões 1:1 são frequentemente vistas como um pilar da boa gestão. Elas criam um espaço seguro para conversas francas, fortalecem vínculos e permitem acompanhar de perto o desenvolvimento das pessoas. Mas será que essa prática tem sido usada com o devido critério? Ou estamos exagerando na dose, a ponto de gerar sobrecarga — para gestores, liderados e toda a organização?

Este post propõe um olhar mais crítico sobre a frequência, o propósito e até mesmo o formato das reuniões 1:1. E o que pode surpreender: talvez você deva fazer menos, e não mais, encontros desse tipo.

O que (ainda) é válido sobre as 1:1

É inegável o valor de uma reunião individual quando ela cumpre seu papel: promover alinhamento, confiança, escuta ativa e desenvolvimento. A conversa 1:1 é um dos momentos mais valiosos que um líder pode ter com sua equipe, principalmente em contextos como:

• Integração de novos colaboradores;
• Mudanças estratégicas ou de cultura;
• Necessidade de feedbacks frequentes;
• Apoio emocional em períodos de crise ou estresse.

Elas também são fundamentais quando há baixa maturidade no relacionamento, e ainda é preciso construir confiança e segurança psicológica. Nesse caso, os encontros frequentes ajudam a reduzir ruídos, criar vínculo e aumentar a previsibilidade.

Mas nem sempre são a melhor escolha

O problema começa quando reuniões 1:1 viram um fim em si mesmas. Marcar esse tipo de conversa semanalmente “só porque sim” — sem uma intenção clara — gera um ciclo de desgaste e baixa efetividade. Muitas vezes, esse tempo poderia ser melhor aproveitado em:

• Momentos coletivos (como reuniões de time mais estruturadas);
• Atualizações assíncronas;
• Breves checkpoints por mensagem ou voz.

Reuniões em excesso contribuem para a sensação de tempo escasso, reduzindo a autonomia das pessoas e dificultando a concentração em atividades profundas. É o paradoxo do líder atencioso: ao tentar estar sempre disponível, acaba se tornando um gargalo.

Muitas reuniões 1:1 são um encontro privado de diretoria, onde decisões e suposições são feitas sem a presença de outras pessoas impactadas. Isso leva a retrabalho e atrito, consumindo tempo que os líderes deveriam usar para prioridades maiores da empresa.

E mais: elas reforçam a visão de que a empresa é um conjunto de departamentos isolados, em vez de uma rede de colaboração. Isso segrega e força o CEO a ser o único ponto de integração entre as diferentes áreas.

Reuniões 1:1 não são só entre líder e liderado

Embora a maioria das discussões sobre reuniões 1:1 se concentre na relação hierárquica, essas conversas também acontecem entre pares, especialmente em cargos de liderança.

No topo das organizações, os encontros 1:1 entre executivos de áreas distintas são essenciais para:

• Alinhar estratégias de negócio;
• Resolver conflitos silenciosos;
• Compartilhar aprendizados e decisões;
• Cultivar confiança horizontal e visão sistêmica.

Em contextos assim, o formato 1:1 se transforma em uma ferramenta de liderança colaborativa, com potencial enorme para destravar decisões e fortalecer a cultura organizacional.

Porém, quando não há planejamento e necessidade, duas consequências negativas podem surgir:

Perda de tempo e desalinhamento: os executivos perdem tempo retrabalhando decisões e defendendo escolhas feitas em particular. Isso diminui a confiança e pode levar a jogos de poder.

Rivalidade executiva: o acesso exclusivo ao CEO em reuniões 1:1 pode gerar competição entre os líderes, que usam essa “proximidade” como uma forma de status e influência, minando a confiança da equipe.

Um bom critério: nível de maturidade e complexidade

Nem toda pessoa precisa do mesmo nível de acompanhamento. Às vezes, quanto mais maduras e autônomas são as pessoas da sua equipe, menos reuniões 1:1 você vai precisar fazer com elas.

Nesses casos, pode ser mais eficiente combinar momentos esporádicos com boa preparação, em vez de manter encontros frequentes com pouco conteúdo. O oposto também é válido: pessoas em transição, fragilidade emocional ou sob nova liderança tendem a se beneficiar mais de uma cadência mais regular.

O segredo está em personalizar, não padronizar.

Quando repensar suas reuniões 1:1

Você provavelmente está exagerando na dose se:

• Tem mais reuniões 1:1 do que tempo para executar suas próprias entregas;
• Percebe que os encontros viraram “encheção de linguiça”;
• Repete os mesmos assuntos em reuniões diferentes;
• Está evitando feedbacks diretos e usando o 1:1 como escudo;
• Sai cansado das conversas, com sensação de improdutividade.

Uma reunião 1:1 deve ser um investimento, não um custo. E, como todo investimento, exige análise de retorno.

O que fazer no lugar (ou além)

Não se trata de eliminar completamente as reuniões 1:1, mas de usar esse recurso com mais consciência. Algumas alternativas e complementos possíveis incluem:

• Atualizações assíncronas por plataformas colaborativas;
• Reuniões coletivas bem desenhadas, com espaço para escuta e participação;
• Pausas estruturadas para alinhamentos quinzenais ou mensais;
• Check-ins breves e espontâneos, no lugar de encontros fixos e formais;
• Trocas entre pares, com foco em aprendizado e decisões conjuntas.

O que a sua agenda diz sobre o seu estilo de liderança?

Se você pudesse fotografar sua agenda hoje, o que ela revelaria? Liderança próxima? Microgerenciamento? Caos disfarçado de atenção?

Pensar nas reuniões 1:1 é uma porta de entrada para revisar sua forma de conduzir, apoiar e desenvolver as pessoas ao seu redor. E, claro, também para questionar a cultura do “reunionismo” que muitas vezes nos afasta da produtividade real.

Na Optimus Coaching Solutions, ajudamos líderes a identificar o que realmente funciona para seu estilo de gestão, seus objetivos e sua equipe. Com um olhar estratégico, humano e personalizado, apoiamos quem quer liderar com mais presença e menos excesso.

Se você sente que pode (e quer) liderar melhor, podemos conversar.