Como ter uma reunião produtiva é uma das demandas mais recorrentes nas sessões de coaching. Como a maioria das pessoas costuma encarar esses encontros como pura chatice e perda de tempo, essa necessidade é compreensível.
A verdade é que promover um encontro de profissionais não é uma tarefa tão simples quanto parece. E esse desafio se tornou ainda maior quando o desejo é realizar uma reunião produtiva online.
Diante disso, resolvi colocar esse assunto em pauta e apresentar formas de tornar a reunião uma ferramenta verdadeiramente útil, eficiente e agradável.
Por que as reuniões são chatas?
Para começar a falar sobre reuniões produtivas, o primeiro ponto é entender o mindset das pessoas. Acredito que não deve ser segredo para ninguém que esses encontros costumam ser vistos como uma chatice para muitas pessoas.
Por essa razão, destaco os motivos mais comuns que geram essas opiniões.
Mindset
O desafio de realizar uma reunião produtiva começa pela forma como as pessoas encaram esses debates. Se ao serem convocadas para se reunirem, os colaboradores já torcem o nariz, aumentam as chances da ocasião ser desagradável e improdutiva.
Ou seja, é preciso fazer um trabalho para mudar essa mentalidade. Como? Entendendo por que as pessoas pensam daquela forma e a partir disso, promover as mudanças necessárias para solucionar.
Palestra
Outra razão para as pessoas não gostarem desse das conferências é o tom de palestra. Isso é, quando o líder monopoliza a fala e não deixa ninguém mais se manifestar. O problema pode piorar diante de assuntos generalistas demais, o que costuma fazer as pessoas perderem o interesse no assunto.
Salvo as reuniões informativas, que têm esse cunho de só informar e finalizar, é importante que a ocasião permita uma troca entre os participantes. Isso faz com que as pessoas se envolvam na pauta e possam realmente colaborar.
Perda de tempo
Reunião produtiva é, resumidamente, aquela que junta as pessoas para atingir o objetivo proposto na pauta. A questão é que muitos encontros parecem perda de tempo, pois poderiam ter suas demandas resolvidas por e-mail.
Também é preciso ressaltar que essa ferramenta tem um custo. Reunir os colaboradores significa que eles vão parar o que estão fazendo para atender a uma outra necessidade. E será que isso vale a pena? Será uma reunião produtiva de fato?
Fadiga de zoom
Com o home office, a saída para realizar uma reunião produtiva foi utilizar as ferramentas online. A questão é que isso tem gerado um outro problema: a fadiga de zoom, que é um cansaço mental decorrente dos excessivos encontros virtuais.
E além de gerar encontros improdutivos, esse fenômeno também provoca queda na produção, na motivação e no desempenho. Isso abre um alerta para o cuidado com a saúde mental e em políticas internas que se atentem ao bem-estar dos colaboradores.
Como tornar a reunião produtiva
De forma geral, ficaram mais claros os problemas a serem enfrentados para realizar uma reunião produtiva, certo? Isso já dá uma boa base para começarmos a trazer soluções.
Para isso, aí vão algumas dicas!
Formule o objetivo
Uma reunião produtiva começa com a formatação de um objetivo. Qual é o intuito de reunir as pessoas? Pense onde você deseja chegar com esse encontro. A partir daí, defina os pontos a serem abordados, suas expectativas e o papel dos integrantes. Veja algumas dicas:
- Liste e ordene os assuntos de acordo com a prioridade e urgência de cada item
- Certifique-se de o número de assuntos a serem abordados está dentro do tempo de realização da reunião
- Faça questionamentos sobre os itens que serão discutidos para compreender a relevância deles. É uma boa dica para formular e conduzir melhor a conversa. É como se você chegasse com as perguntas que devem ser respondidas ao longo da reunião produtiva
O objetivo deve estar claro para todos os participantes
Um dos grandes problemas que tornam os encontros chatos e improdutivos é justamente essa falta de norte. Por isso, é importante que a razão do encontro esteja bem clara e definida. Certifique-se de que todos entenderam a questão para só então iniciar os trabalhos. Vale, inclusive, questionar a si mesmo.
Melhor e-mail ou reunião?
Preparar uma reunião produtiva inclui refletir se o encontro é realmente necessário. Lembre-se que os colaboradores vão parar seus afazeres para se juntarem em uma sala, física ou virtual.
Reflita se essa ocasião deve ser feita agora, se ela é, de fato, importante e se esse é meio mais viável para isso. Às vezes, um simples e-mail pode solucionar a matéria.
Prepare a pauta com empatia
Uma das dicas mais importantes para ter uma reunião produtiva é preparar a pauta com empatia. Em outras palavras, seja líder, seja promotor do encontro, reforce a função de facilitador.
A maneira como você prepara a reunião produtiva e como a conduz é fundamental para determinar o sucesso dela. Se colocar no lugar do outro ajuda a entender por que as pessoas acham que é uma perda de tempo ou uma chatice. Portanto, o que você pode fazer para que seja um evento agradável e proveitoso?
Informe sobre a agenda da reunião produtiva com antecedência
Ser pego de surpresa para a convocação de uma reunião pode virar um problema enorme. Além das pessoas não saberem o que esperar, isso pode gerar uma desordem em todo o esquema de trabalho individual ou da equipe.
A boa notícia é que você pode evitar esse problema simplesmente criando uma agenda detalhada acerca da reunião. E assim, possibilita avisar previamente as pessoas para que todos estejam cientes e preparados.
Coaching
O coaching também é uma metodologia excelente para te ajudar a desenvolver o hábito de organizar reuniões produtivas. Isso porque o programa permite compreender melhor as questões e os seus desafios, e sobretudo, buscar soluções. A partir daí, esse processo passa a ser natural.
Estou à disposição para te ajudar, assim como todo o time da Optimus Coaching Solutions! Juntos, podemos a te ajudar a lidar com as adversidades e evoluir não apenas como profissional, mas como ser humano.
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