Acontece com todo mundo: ou faltam poucos minutos para o fim do expediente, ou estamos aguardando o início de uma reunião e não dá tempo de iniciar uma demanda porque ela será interrompida, ou estamos aguardando o kickoff de um projeto. Inevitavelmente, sempre acontece aquela pequena pausa em algum momento da nossa rotina. Então, como transformar o ócio em produtividade e driblar o tédio?

Alguns dariam aquela espiada em sua rede social favorita, outros podem tomar um cafezinho e simplesmente relaxar. Você pode ir por outro caminho: aproveitar essa ocasião para fazer pequenas tarefas que geram grande impacto na sua produtividade. 

Eu sei bem como é isso porque já testei essas dicas e percebi uma bela diferença na minha agilidade. São pequenos ganhos de tempo que, somados, fizeram a diferença na minha performance. Já consegui sair mais cedo e até chegar mais tarde porque estava com tudo em dia e sob controle. Faça o teste e depois me conta o que mudou pra você.

Tudo começa pela mesa

Parece óbvio, mas a gente vai postergando essa tarefa tão simples. Por mais que se possa contar com secretárias e assistentes, arrumar a mesa de trabalho é algo muito pessoal. Só nós sabemos como distribuir os elementos mais importantes de uma forma que funcione melhor com nosso modo de trabalhar. 

Comece organizando os itens que ficam sobre a mesa e dispense o que não tem mais utilidade. Estenda a arrumação para gavetas, arquivos e o que mais estiver à sua volta. Isso irá ajudá-lo a aumentar a sua produtividade porque você localiza mais rapidamente os objetos importantes, diminui a distração e agiliza a solução das pendências. Como resultado, o dia passa a render mais.

Organize seus arquivos no computador

Todo mundo já salvou um arquivo em qualquer pasta no meio da correria, tem a área de trabalho do computador cheia de arquivos antigos, documentos duplicados e diversas versões desnecessárias daquele projeto de 2018. Lembre-se: a bagunça pode ser física e virtual, mesmo que esta seja menos visível. 

Logo, uma forma inteligente de transformar o tempo ocioso em produtivo é promover uma limpeza no disco rígido. Além de liberar espaço no computador e deixar tudo no seu devido lugar, rever planilhas e projetos antigos ajuda em seu crescimento. A análise do passado pode promover insights inusitados, permitir a revisão de velhos conceitos, auxiliar no autoconhecimento e no seu plano de carreira.

Faça um backup

O seu tempo “livre” pode ser muito útil com um backup de seus arquivos. Embora seja uma tarefa frequentemente procrastinada, é preciso lembrar da importância de ter uma cópia segura de seus materiais. Afinal, estamos suscetíveis a enfrentar falhas e problemas em nosso computador, assim como imprevistos que afetam a produtividade. 

Então, salve seus materiais na nuvem, no servidor ou em um HD externo. Para te incentivar ainda mais, tenha em mente que isso vai diminuir expressivamente a dor de cabeça se aquela famigerada Lei de Murphy resolver atuar. 

Limpe sua caixa de e-mails

Sabe a canseira que dá só de olhar inúmeros e-mails na caixa de entrada e no spam? Aproveitar momentos de ociosidade para fazer uma faxina neles é um hábito de produtividade! Portanto, mexa-se: responda, delete, encaminhe, agradeça, confirme recebimento, tome as providências, organize as mensagens, faça o download de anexos que precisam ser guardados. 

Organize os arquivos e os contatos, incluindo marcadores para classificá-los. A extinção dessa pendência será de grande valia quando a pressa apertar. A conclusão dessa tarefa trará a sensação de dever cumprido, elevando a motivação.

Planeje!

Como vivemos em uma grande correria, essas “folgas” no meio do dia não devem ser desperdiçadas. Você também pode usar esse período para se planejar. Uma boa gestão do seu tempo é benéfica em diversos sentidos. Como estamos aproveitando pequenos intervalos, aproveite para ordenações rápidas, como as suas tarefas do dia ou da semana. 

O bacana é que com um cronograma imediato você não perde tarefas intermediárias, como aquelas que só têm sua importância destacada quando são esquecidas e impactam em outras demandas importantes. Ah, e uma dica: se possível, coloque as tarefas mais difíceis no começo do dia, quando você ainda está com a energia em alta. Ou então, coloque-as no momento do dia em que você se sente mais produtivo.

Produtividade também é colaborar 

Por que não ajudar alguém? Oferecer ajuda é uma ótima maneira de transformar o ócio em algo produtivo. Isso fortalece o relacionamento, desenvolve o espírito de equipe, gera aprendizado e promove o sucesso. Essa pode ser uma chance de ensinar algo para as pessoas, atitude que também contribui para o seu próprio crescimento. Liderança que tem empatia e colabora com a equipe costuma obter o melhor dela. 

De olho na postura!

Essa dica vale para todos os momentos do seu dia. Para quem trabalha no computador, é bastante comum curvar a coluna para enxergar a tela. Você sabia que essa postura errada pode causar dor e sérias consequências? Sim, isso agrava a escoliose, aumenta a tensão muscular, desalinha as vértebras e ainda pode causar uma hérnia de disco.

Então, valorizar a boa postura ajuda na produtividade porque evita incômodos que afetam a concentração e a qualidade do que estamos fazendo. Por isso, o ideal é regular a altura da cadeira, de modo que você consiga colocar os dois pés no chão deixando joelho e quadril em um ângulo de 90 graus. Essa posição deve colocar o monitor na linha dos olhos, nem abaixo e nem acima. 

Um programa de coaching é uma oportunidade de melhorar muito mais que a sua produtividade. Os resultados são progressivos ao longo das sessões do programa e seguem em evolução permanente. Assim, sucesso, conquistas e realizações se tornam consequências dessa jornada contínua. 

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