Criado no Japão, o conceito 5S propõe um plano estratégico e muito prático para alcançar o sucesso por meio da redução de custos e aumento da qualidade, da produtividade e da satisfação dos colaboradores. A proposta é associar organização, arrumação, limpeza, padronização e disciplina. Esses aspectos formam os 5S, uma vez que essas palavras em japonês começam todas com “S”.
Inicialmente aplicada nas casas, a ideia foi inserida nas empresas transformando a cultura e o comportamento dos profissionais, desenvolvendo o espírito de equipe, prevenindo acidentes e eliminando desperdícios.
Esse sistema de gestão é tão bem estruturado que, com dedicação e consistência, ajuda até na obtenção do selo de certificação ISO 9001. Esse tipo de raciocínio viabilizou a criação da gestão de produção just in time, que controla um estoque enxuto para aumentar a eficiência de uma fábrica.
SEIRI – Organização
Implica em simplificar e reduzir a poluição para ter um melhor aproveitamento de espaço. Primeiro, precisamos identificar a utilidade de cada objeto ou informação. Depois, vamos organizar todo esse material, alocando-o de acordo com o senso de utilização. Por exemplo, arquivos não usados há muito tempo podem ser transferidos para um HD externo, liberando espaço no seu computador. Além disso, tudo aquilo que foi identificado como imprestável deve seguir para o devido descarte.
Vantagens: libera espaço, reduz a distração e a perda de tempo com procuras, diminui obstáculos e elimina itens inúteis.
SEITON – Arrumação
Após o Seiri, é hora de ordenarmos as coisas de maneira inteligente para que sejam acessadas facilmente na hora de cumprir seu papel. A chave aqui é simplificar, conferindo fluidez no fluxo de trabalho. Procure disponibilizar móveis, materiais e dados de forma lógica e acessível, garantindo mais agilidade no cotidiano.
Vantagens: economia de tempo, facilidade para encontrar o que precisa, redução de acidentes e pontos “perigosos” no ambiente.
SEISO – Limpeza
Do chão ao teto, todo o lixo deve ser extinto, passando por gavetas e papelada inútil. É importante investigar agentes que agridem ou atrapalham o ambiente e, obviamente, solucioná-los, como a causa daquele mofo na parede, má iluminação, odores, ventilação excessiva ou insuficiente. É uma questão de saúde e fomento à produtividade.
Vantagens: ambiente limpo e agradável, conservação dos materiais, menos desperdício, mais segurança.
SEIKETSU – Padronização
Agora, vamos à padronização. As atividades e as responsabilidades diárias de cada um devem ser detalhadas. Todos devem estar conscientes da importância destas ações para manter a organização, arrumação e limpeza. Quando o recinto se torna limpo e agradável com um clima de cooperação, todos se engajam para mantê-lo assim. Vale ressaltar que uma dose de perseverança será necessária para provocar a mudança no comportamento e na rotina das pessoas e, consequentemente, transformar os 5S em um hábito.
Vantagens: equilíbrio físico e mental, melhora no local de trabalho, nas áreas comuns e nas condições de segurança.
SHITSUKE – Disciplina
A última etapa revelará se o programa foi consolidado ou não através da autodisciplina, do cumprimento e do comprometimento de cada um nas fases anteriores. Shitsuke acontece quando os colaboradores seguem os 5S sem a necessidade de serem lembrados ou fiscalizados. A dica aqui é envolver as pessoas na discussão e na elaboração das normas de procedimento adotadas pelo 5S para que elas se sintam parte relevante de todo o processo – e realmente são!
Vantagens: trabalho diário prazeroso, qualidade, produtividade e segurança, melhora nas relações entre colegas, cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos, valorização do ser humano.
A excelência do método está em sua simplicidade e eficiência. Vale a pena tentar implementá-lo na vida pessoal e na profissional, porque implica em melhorias que beneficiam várias pessoas. Mas, por outro lado, é importante saber que essa é apenas uma das infinitas possibilidades de melhoria que estão ao nosso alcance.
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