Mudanças sempre fizeram parte da existência humana. Tanto é que, por volta de 500 a.C., Heráclito já dizia: nada é permanente, exceto a mudança. E isso vale para tudo, de vida pessoal até os negócios.

Então, se uma empresa deseja evoluir, deve constantemente se adaptar para enfrentar os desafios que surgem pelo caminho. Mudança organizacional é um conceito amplo para as ações que uma empresa deve adotar para mudar ou ajustar um elemento importante em sua organização. Por exemplo, fusões e aquisições, novas tecnologias, novos concorrentes, alterações nas leis e regulamentações, mudanças na cultura corporativa ou na liderança e até questões econômicas.

Quem não desenvolve uma adaptabilidade resiliente à mudança está fadado à estagnação ou mesmo ao fracasso.

Onde está o erro?

Curiosamente, mesmo com a constância da mudança, metade de todas as iniciativas de mudança organizacional são malsucedidas e apenas 34% são claramente um sucesso. Talvez parte desse tímido sucesso em lidar com essa realidade se deva ao fato de que 80% das organizações fazem a gestão da mudança de cima para baixo. Ou seja, tipicamente são os líderes sêniores que tomam as decisões estratégicas, criam planos de implementação e os implantam a comunicação para ganhar a adesão da força de trabalho.

Esse modelo vertical está desconectado do fluxo de trabalho atual e isso atrasa as empresas. Hoje, as interdependências são mais complexas e o acesso às informações, tanto sobre o trabalho como sobre o ambiente de negócios, é bastante amplo. Portanto, saber planejar, coordenar e realizar mudanças são habilidades preciosas para gerentes e líderes empresariais.

Você foi encarregado de gerenciar uma iniciativa de mudança significativa para sua organização? Você gostaria de demonstrar que é capaz de liderar tal iniciativa na próxima vez que surgir? Este post traz uma visão geral sobre gerenciamento de mudanças, as principais etapas do processo e ações que você pode realizar para desenvolver suas habilidades gerenciais e se tornar mais eficaz em sua função.

A mudança organizacional pode ser adaptativa ou transformacional

A mudança adaptativa é pequena, gradual e iterativa (o objeto de cada etapa é uma resolução da anterior) que a empresa executa para evoluir ao longo do tempo seus produtos, processos, fluxos de trabalho e estratégias. Permitir home office para facilitar a contratação de candidatos mais qualificados ou acrescentar marketing digital em suas estratégias para se adaptar às novas formas de comunicação que seu público vem utilizando são exemplos desse tipo de mudança.

Já a mudança transformacional é maior em escala e escopo, podendo até ser disruptiva. Um exemplo é quando a empresa entende que o lucro não deve ser a única prioridade e percebe que ficar parada é mais caro que agir. É o que acontece com as corporações que decidem se adequar ao movimento ESG – do inglês Environmental, Social and Corporate Governance – ou ASG – Ambiental, Social e Governança, em português.

5 etapas no processo de gestão de mudanças

O processo de guiar a mudança organizacional para o desfrute de seus resultados, desde a concepção e preparação, passando pela implementação, até a resolução é conhecido como gestão da mudança.

Os processos de mudança têm um conjunto de condições iniciais (ponto de partida) e um ponto final funcional (ponto de chegada). A trajetória entre eles é dinâmica e se desenvolve em etapas. Aqui está um resumo das principais etapas desse processo de gestão.

1. Preparar para a Mudança

Para uma organização buscar e implementar mudanças com sucesso, ela deve se preparar culturalmente e, em seguida, logisticamente. Por cultura, entende-se ajudar a equipe a reconhecer e entender a necessidade de mudança. A adesão inicial dos funcionários que ajudarão a implementar a mudança pode evitar atrito e resistência mais tarde.

2. Criar um plano de mudança

Agora que todos estão receptivos e prontos para abraçar a mudança, é preciso ter um plano completo e realista para a sua realização. Esse plano deve conter alguns itens:

Objetivos estratégicos

Objetivos estratégicos: quais objetivos essa mudança vai ajudar a alcançar?

Indicadores-chave de desempenho (KPIs): como o sucesso será medido? Quais métricas precisam ser alteradas? Qual é a linha de base para definir as coisas atualmente?

Partes interessadas e equipe do projeto: quem supervisionará a implementação da mudança? Quem responde por cada estágio crítico? Quem estará incumbido da implementação?

Escopo do projeto

Quais etapas e ações o projeto incluirá? O que está fora do escopo do projeto?

O plano também deve levar em conta quaisquer exceções ou obstáculos que possam surgir durante o processo de implementação e exigirão agilidade e flexibilidade para serem superados.

3. Implementar as Mudanças

Depois que o plano foi traçado, tudo o que resta é seguir suas etapas para implementar a mudança necessária. Se isso envolve mudanças na estrutura da empresa, estratégia, sistemas, processos, comportamentos dos funcionários ou outros aspectos, dependerá das especificidades da iniciativa.

Durante o processo de implementação, os gerentes de mudança devem estar focados em capacitar seus funcionários para que tomem as medidas necessárias para atingir os objetivos. Eles também devem fazer o possível para antecipar obstáculos e preveni-los, removê-los ou mitigá-los uma vez identificados.

4. Incorporar Mudanças na Cultura e Práticas da Empresa

Uma vez concluída a iniciativa de mudança, os gerentes de mudança devem evitar uma reversão ao estado anterior ou ao ponto inicial. Isso é particularmente importante para mudanças organizacionais relacionadas a processos, fluxos de trabalho, cultura e estratégias. Sem um plano adequado, os funcionários podem retroceder para a “maneira antiga” de fazer as coisas, principalmente durante o período transitório.

Ao incorporar mudanças na cultura e nas práticas da empresa, dificulta-se a ocorrência de retrocessos. Novas estruturas organizacionais, controles e sistemas de recompensa devem ser considerados como ferramentas para ajudar a manter a mudança.

5. Revisar o progresso e analise os resultados

Só porque uma iniciativa de mudança está completa não significa que foi bem-sucedida. A realização de análise e revisão, ou um profundo follow-up podem ajudar os líderes a entender se uma iniciativa de mudança foi um sucesso, um fracasso ou um resultado misto. Também pode oferecer insights e lições valiosas que podem ser aproveitadas em futuros esforços de mudança.

Faça a si mesmo perguntas como: as metas do projeto foram alcançadas? Se sim, esse sucesso pode ser replicado em outros lugares? Se não, o que deu errado?

Gerenciando as mudanças de forma eficaz

Embora não haja duas iniciativas de mudança iguais, elas costumam seguir um processo semelhante. Para gerenciar a mudança de forma eficaz, os gerentes e líderes de negócios devem entender completamente as etapas envolvidas. Algumas reflexões ajudam o gerenciamento de mudanças organizacionais.

Você entende as forças que tornam a mudança necessária? Sem essa compreensão, pode ser difícil abordar efetivamente as causas subjacentes que exigiram mudanças, dificultando sua capacidade de ter sucesso.

Você tem um plano? Sem um plano detalhado e uma estratégia definida, pode ser difícil levar uma iniciativa de mudança até a conclusão.

Como você vai se comunicar? O gerenciamento de mudanças bem-sucedido requer comunicação eficaz com os membros de sua equipe e as principais partes interessadas. Projetar uma estratégia de comunicação que reconheça essa realidade é fundamental.

Você identificou possíveis obstáculos? Embora seja impossível prever tudo o que pode dar errado em um projeto, é útil reservar um tempo para antecipar possíveis barreiras e elaborar estratégias de mitigação antes de começar.

Um gestor que recebe a tarefa de lidar com a gestão de uma mudança significativa pode contar com o suporte de um coaching em sua versão mais direcionada: o laser coaching. Essa metodologia de coaching é focada em uma questão específica. Trata-se de um processo bem objetivo, projetado para que você alcance rapidamente a solução que necessita.

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